Types essentiels d’équipement de bureau

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office photoPour assurer le succès d’une entreprise, il faut d’abord et avant tout embaucher les bonnes personnes, mais ces employés doivent aussi disposer des bons outils, fournitures et équipements pour faire leur travail efficacement.

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Un équipement de bureau moderne et de haute qualité fait une énorme différence dans la productivité d’une équipe ainsi que dans la façon dont l’entreprise est perçue par ses clients et le grand public. Par exemple, une organisation qui continue d’envoyer des enveloppes dactylographiées peut sembler archaïque, ce qui pourrait nuire à ses activités. Des documents mal imprimés et même une zone de réception chaotique sont d’autres conséquences de l’absence d’un bon équipement de bureau en place.

1. Machines à dicter

Une pièce d’équipement qui peut ne pas sembler essentielle à beaucoup de gens est la machine à dicter. Bien que les logiciels de reconnaissance vocale continuent d’évoluer, ils ne sont pas exempts d’embûches. Les cadres qui ont besoin de rédiger des lettres, des notes de service et des rapports ont intérêt à dicter la copie et à l’enregistrer, car parler est beaucoup plus rapide que d’écrire et peut se faire en accomplissant d’autres tâches. Le type d’équipement choisi dépend des préférences des dictateurs, du nombre d’utilisateurs, de la fréquence d’utilisation et du budget. Certains appareils de dictée utilisent des cassettes, tandis que des versions plus modernes enregistrent numériquement et utilisent même un système téléphonique pour enregistrer. Quel que soit le mode d’enregistrement, ce fichier est ensuite traité par un autre employé, qui le transcrit dans un document écrit et l’enregistre, l’envoie par courriel ou l’imprime.

2. Imprimantes

Tout bureau qui utilise ne serait-ce qu’un seul PC a besoin d’une imprimante pour créer des copies papier de documents et de fichiers électroniques. Malgré les promesses de bureaux sans papier à l’avenir, cette ère n’est pas encore arrivée. Toutes sortes de documents commerciaux doivent être imprimés, qu’il s’agisse d’une industrie orientée produits ou services. Les factures, les bordereaux d’expédition, les dépliants et les lettres sont des exemples de documents de bureau courants. Les imprimantes peuvent être utilisées non seulement pour générer des fichiers électroniques de transfert sur papier, mais aussi pour créer des documents composites contenant des informations numériques et des images numérisées.